I det dagliga livet är vår namnteckning en nödvändighet för att ingå avtal såväl i det privata, mellan företag och i förhållande till kunder. Muntliga avtal är enligt lag juridiskt bindande men hur kan man bevisa vad man kommit överens om eller vem man ingått avtalet med? 

För att undvika missförstånd om avtalets innehåll eller att någon backar ur ett avtal eller påstår att det inte var de som ingick det, är det säkrast att ha ett skriftligt avtal med motpartens underskrift. 

För att få en underskrift krävdes det förr att man bestämde ett fysiskt möte eller skrev ut och postade avtal och dokument fram och tillbaka med stora kostnader och långa väntetider som följd. Sedan kom metoden att skicka ett mail med ett inskannat avtal vilket kändes nytt och smidigt men ändå krävde att man skrev ut och undertecknade avtalet med penna och sedan fotade eller skannade pappret med ett knappt läsligt avtal som följd. Och vad gör du i dessa fall om den du tror att du slutit avtal med kommer och säger att någon förfalskat deras underskrift eller att innehållet i avtalet ändrats innan den skrev under? 

Med elektronisk signering, eller e-signering som det kallas, slipper man alla dessa orosmoment och det är också både snabbare och billigare. 

Det är inte enkelt att förklara vad en elektronisk signatur är eftersom juridiken och tekniken bakom är avancerad men här kommer en sammanfattning!

I Sverige har elektroniska signaturer varit erkända sedan år 2000 och år 2016 antog Sverige EU-förordningen eIDAS som innebär att en elektronisk signatur som tillhandahålls av en betrodd tjänst i en EU-medlemsstat ska erkännas inom hela EU. Enligt eIDAS finns det tre nivåer av elektroniska signaturer. 

1.Enkel elektronisk signatur

En enkel elektronisk signatur är när den som signerar skriver eller ritar sitt namn på skärmen utan att det krävs identifiering och bilden läggs till dokumentet i likhet med en signatur med penna på papper. Detta är en metod som fungerar för t.ex. kundavtal, personaldokument och liknande. Det är en giltig metod men inte lämplig för alla sorters avtal eller dokument som kräver högre säkerhet.

2.Avancerad elektronisk signatur

En avancerad elektronisk signatur är när signaturen är unikt knuten till signeraren genom t.ex. elektronisk identifiering genom BankID eller liknande tjänst.   

3.Kvalificerad elektronisk signatur 

Kvalificerade elektroniska signaturer tillhandahålls i Sverige endast av två företag. För att vara en kvalificerad elektronisk signatur krävs det nämligen att man blir godkänd av svenska myndigheter och upptas på EU:s lista på betrodda tjänster för kvalificerade elektroniska signaturer. Den kvalificerade signaturen är en avancerad elektronisk signatur som åtföljs av ett särskilt certifikat. Denna typ av signatur används främst av myndigheter. 

De flesta avtal går idag att signera med alla typer av elektronisk signering men för vissa speciella avtal och dokument krävs att man använder avancerad elektronisk signering. I aktiebolagslagen (1 kap. 13 §) står det t.ex. att när man i lagen skriver att något ska undertecknas kan man använda en avancerad elektronisk signatur. För ett fåtal sorters avtal och dokument går det däremot inte att använda elektronisk signering alls för att det finns särskilda lagkrav för giltighet, t.ex. för fastighetsköp eller testamente. 

Hur är det då med vår e-signering på Avtalsmallar?

Hos oss på Avtalsmallar kan du välja om ett dokument ska signeras med handsignatur eller genom legitimering med BankID. 

Handsignaturen motsvarar en enkel elektronisk signatur där motparten på sin enhet (dator/telefon/surfplatta) skriver sin underskrift och bilden av signaturen läggs till dokumentet. Till skillnad från en signatur med penna på papper har vi dock flera säkerhetsanordningar som gör signeraren spårbar genom att vi loggar information om signeraren. Till dokumentet kommer även en krypteringskod som visar att innehållet i dokumentet inte har ändrats. Det är alltså ett alternativ som är juridiskt hållbart men också säkrare än att få en signatur på ett papper. 

Signatur genom BankID motsvarar en avancerad elektronisk signatur vilket innebär att den som signerar måste identifiera sig elektroniskt. Detta innebär en väldigt säker signatur eftersom den personliga signaturen och innehållet i dokumentet krypteras så att det i efterhand går att se att en viss person, med sitt BankID, signerat ett dokument med ett specifikt innehåll. Detta alternativet är alltså ett mycket säkert sätt att e-signera och är giltig för nästan alla typer av avtal! 

Oavsett vilken sorts signatur du väljer att använda skapas en händelselogg för varje signerat dokument där det framgår information om varje signerares namn, e-postadress, IP-adress, plats för signering, enhet, dokumentID och digitalt fingeravtryck (sk. hasch, som intygar att ingen information ändrats i dokumentet efter signering). För signaturer med BankID loggas också att personen identifierat sig elektroniskt och med vilket personnummer. 

För det fall det skulle uppstå en tvist om avtalet, när det signerades, av vem eller om dess innehåll har vi allt bevismaterial som behövs. 

Hos oss kan du alltså ladda upp vilket dokument du vill och skicka ut för e-signering till motpartens e-post och också signera dokumentet själv. Du slipper skriva ut papper, vänta på posten och kan vara säker på att rätt person har signerat ditt avtal. 

Skaffa ett gratiskonto och kom igång med din e-signering här!